| Title | Weight |
|---|---|
Процессы |
240 |
Данный модуль позволяет автоматически совершать различные действия при добавлении/изменении данных в системе, а также по расписанию планировщика, настроенному в панели Администрирования.
В текущей версии поддерживаются следующие действия:
-
создание записи
-
изменение записи
-
отправка E-mail
-
вычисления в полях
{{% notice note %}} Совершение действия при удалении записи не поддерживается. {{% /notice %}}
-
В меню модуля выберите опцию Создать процесс.
-
В верхней части Формы редактирования заполните следующие поля:
- Процесс
-
Укажите название процесса.
- Ответственный(ая)
-
Введите имя ответственного. По умолчанию ответственным являетесь вы. Для назначения другого пользователя нажмите кнопку и из появившегося списка выберите желаемого пользователя.
- Контролируемый модуль
-
Список всех доступных модулей системы. Выберите необходимый модуль, при создании/изменении записи которого должен запускаться создаваемый Процесс.
- Статус
-
Укажите статус Процесса. Выполняться будут только активные процессы.
- Запускать
-
Укажите условие запуска – Всегда, Только при сохранении записи, либо Только в рабочее время. В последнем случае должен быть настроен график работы организации.
- Запускать для
-
Процесс может запускаться для ВСЕХ записей, только для СОЗДАВАЕМЫХ записей, либо только для ИЗМЕНЯЕМЫХ записей.
- Многократный запуск
-
Многократный запуск процесса актуален в том случае, когда одно из указанный действий Процесса «сводит на нет» одно из указанных условий запуска Процесса.
- Описание
-
Введите краткое описание Процесса.
-
В средней части Формы редактирования заполните условия выполнения Процесса. Создание условий доступно только после указания контролируемого модуля.
Нажмите на кнопку [Добавить условие] и введите необходимые данные.Количество добавляемых условий не ограничено.
В следующем примере добавляется условие для модуля Встречи - процесс будет запущен в том случае, если тема встречи содержит слово совещание:
Детально каждое заполняемое поле описано ниже:
- Модуль
-
Укажите модуль, для которого должно выполняться создаваемое условие.
- Поле
-
Выберите из списка необходимое поле указанного модуля.
- Оператор сравнения
-
В зависимости от выбранного поля доступны различные операторы сравнения. Если поле НЕ содержит дату или цифровое значение, то доступны следующие операторы: Равно, Не равно, Содержит, Начинается с, Оканчивается на, Пустое. Если поле цифровое или содержит дату, то возможны следующие условия: Равно, Не равно, Больше, Меньше, Больше или равно, Меньше или равно, Пустое.
{{% notice note %}} Тип поля не всегда может соответствовать его названию. Например, в модуле Контрагенты стандартное поле Число сотрудников указано не как целочисленное, а как текстовое. Типы доступных полей модуля вы можете просмотреть в Студии. Тип ранее созданного поля в Студии изменить нельзя, но администратор SuiteCRM может создать новое поле с требуемым типом и добавить его в макет соответствующей Формы. {{% /notice %}}
- Тип
-
Тип условия, в зависимости от типа выбранного поля доступны следующие варианты:
-
Значение – наиболее частый вариант, используется для сравнения выбранного поля с указанным значением. Значение может быть представлено по-разному, в зависимости от типа выбранного поля. Например, если поле представлено комбобоксом, то значение будет представлено списком:
-
-
Поле – используется для сравнения значения двух полей. В следующем примере сравниваются даты создания и изменения записи:
-
Изменение - используется при изменении значения выбранного поля. Например, в следующем примере Процесс будет запущен, если был изменён тип Контрагента:
-
Мультивыбор - используется для сравнения выбранного поля с несколькими значениями. Например, в следующем примере Процесс будет запущен, если отрасль Контрагента соответствует одному из выбранных значений:
-
Дата - используется для сравнения выбранного поля с указанной датой или интервалом. Интервал может быть представлен минутами, часами, днями, неделями, месяцами или годовщиной.
{{% notice note %}} Если годовщина приходится на 29 февраля, но текущий год не является високосным, то Процесс будет запущен 28 февраля. {{% /notice %}}
Например, в следующем примере Процесс будет запущен, если запись о Контрагенте была создана в течение ближайших 6 дней:
Для удаления ранее созданного условия нажмите на соответствующий значок, расположенный слева от условия:
-
В нижней части Формы редактирования Процесса настройте действия, которые будут выполнены, если есть соответствие ранее указанным условиям. Нажмите на кнопку [Добавить действие] и выберите необходимое значение. Доступны следующие действия: Создать запись, Изменить запись, Отправить E-mail и Выполнить вычисления в полях.
Для каждого действия желательно указать его краткое описание (или название). Количество добавляемых в Процесс действий не ограничено.
Прежде всего необходимо выбрать тип записи - модуль, в котором будет создаваться необходимая запись.
После выбора модуля вы можете:
-
Связать создаваемую запись с записью в контролируемом модуле, отметив соответствующую опцию. В этом случае в субпанелях Форм просмотра обеих записей будет отображаться информация о созданной связи.
-
Скопировать электронные адреса из контролируемого модуля в связанный модуль, отметив соответствующую опцию. Для осуществления копирования должна быть отмечена и предыдущая опция.
-
Связать создаваемую запись с другой записью. Для этого нажмите кнопку [Добавить связь], выберите необходимый модуль и существующую в нем запись. На рисунке ниже показан пример, где создаваемая задача с темой Моя задача будет связана с записью Judy Perna из модуля Контакты:
-
Указать поля, которые необходимо заполнить при создании записи. Для этого нажмите кнопку [Добавить поле] и выберите необходимый элемент в списке.
После этого справа появится ещё один список, позволяющий указать, каким именно образом будет заполняться поле создаваемой записи. Доступны следующие варианты:
Значение – поле создаваемой записи будет содержать указанное значение
Поле – поле создаваемой записи будет содержать то же значение, что и выбранное поле
Дата – доступно только если поле имеет тип Date - поле будет содержать указанное или вычисляемое по указанной формуле значение даты
Для поля Ответственный(ая) доступны дополнительные варианты:
Назначение в цикле – пользователи выбираются по порядку (из общего списка, из Роли и/или из Группы)
Назначение наименее занятого – выбирается пользователь, у которого меньше всего записей в текущем модуле (выбор из общего списка, из Роли и/или из Группы)
Случайное назначение – выбор случайного пользователя (из общего списка, из Роли и/или из Группы)
{{% notice info %}} Детальная информация о Ролях и Группах описана в разделе Роли и группы пользователей. {{% /notice %}}
В указанном ниже примере создаётся запись в модуле Задачи со следующими заполненными полями:
- Тема задачи
-
Моя задача
- Дата создания
-
Текущая дата + 10 минут
- Дата изменения
-
Равна дате создания
- Ответственный(ая)
-
Назначается в цикле из Группы group1 и из Роли role1
В данном случае используется тот же функционал, что и при создании записи, но вместо создания новой записи происходит изменение уже существующей: могут быть изменены значения полей записи, добавлены связи с другими записями.
В данном случае выполнение Процесса приведёт к отправке на указанные адреса электронных писем, созданных на основе шаблонов. Для отправки писем индивидуально каждому пользователю – отметьте соответствующую опцию, в противном случае каждый получатель будет видеть адресные данные всех указанных адресатов.
При указании адресатов возможны следующие варианты:
-
Указать вручную – E-mail вводится вручную
-
Отобранной записи – E-mail будет отправлен на основной электронный адрес записи, запустившей текущий Процесс. Данный вариант может быть задействован только в том случае, если в записи есть поле с электронным адресом (для Контактов, Контрагентов и т.д.)
-
Связанной записи – E-mail будет отправлен на основной электронный адрес записи, связанной с текущей. Для того из комбобокса выберите соответствующий модуль, связанный с текущим
-
Выбрать пользователя – E-mail будет отправлен на электронный адрес выбранного пользователя
-
Выбрать пользователей – E-mail будет отправлен на электронный адрес всех пользователей, пользователей Роли и/или пользователей Группы.
{{% notice info %}} Детальная информация о Ролях и Группах описана в разделе Роли и группы пользователей. {{% /notice %}}
См. раздел Вычисления в полях процессов
В нижней части Формы просмотра каждого процесса расположена субпанель Контроль процесса, отображающая информацию о выполнении текущего процесса, содержащую в том числе: название записи, запустившей процесс, статус выполнения процесса, дату и время выполнения процесса.
-
Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
-
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации. За дополнительной информацией обратитесь к разделу Избранное.
-
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких процессах, для этого используйте панель массового обновления.
-
Экспорт записей, для этого в меню над выбранными записями выберите пункт Экспортировать.
-
Поиск дубликатов, для этого в меню действий Формы просмотра выберите пункт Поиск дубликатов..
-
Просмотр детальной информации о процессе, для этого нажмите на названии процесса в общем списке.
-
Редактирование данных, для этого либо в Форме просмотра нажмите на кнопку [Править], либо непосредственно в Форме списка нажмите на кнопку слева от редактируемой записи. Вы также можете выполнить быструю правку.
-
Дублирование информации о процессе, для этого в меню действий выберите пункт [Дублировать]. Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, вы можете изменить продублированную информацию с целью создания нового процесса.
-
Удаление процесса, для этого нажмите на кнопку [Удалить].
-
Отслеживание изменений введённой информации, для этого нажмите на кнопку [Просмотр журнала изменений] в форме просмотра. Если в журнале необходимо изменить перечень контролируемых полей - сделайте это в Студии, настроив параметр Аудит соответствующего поля.
В данном примере показано пошаговое создание процесса, автоматически добавляющего Контрагентов, имеющих тип Клиенты, в список адресатов при создании или изменении информации о Контрагенте:
-
В модуле процессы выбираем действие Создать процесс.
-
Присваиваем процессу подходящее название, например: «Заполнение списка адресатов».
-
В списке контролируемых модулей выбираем модуль Контрагенты.
-
В списке Запускать выбираем значение Только при сохранении записи.
-
В списке Запускать для оставляем стандартное значение Всех записей - в этом случае процесс будет запущен и при создании, и при изменении записи.
-
Убеждаемся, что опция Многократный запуск НЕ отмечена и статус указан как Активен. При необходимости вводим описание процесса и указываем ответственного.
-
В разделе условий выполнения процесса нажимаем кнопку [Добавить условие].
-
В списке полей выбираем значение Тип
-
В качестве оператора сравнения оставляем значение Равно, в поле Тип выбираем Значение.
-
В списке значений выбираем Клиент.
Созданное условие должно выглядеть следующим образом:
-
В разделе действий нажимаем кнопку [Добавить действие].
-
В списке действий выбираем Изменить запись.
-
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Дополнение списка адресатов».
-
Нажимаем кнопку [Добавить связь].
-
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Списки адресатов: Адресаты.
-
Появятся два дополнительных поля. В крайнем правом поле указываем необходимый список адресатов. Созданное действие будет выглядеть следующим образом:
В данном примере показано пошаговое создание процесса, автоматически отправляющего уведомления двум пользователям (ответственному за обращение и дополнительно указанному пользователю) в том случае, если открытое обращение не обновлялось в течение двух дней:
-
В модуле процессы выбираем действие Создать процесс
-
Присваиваем процессу подходящее название, например: «Напоминание об обращении».
-
В списке контролируемых модулей выбираем модуль Обращения.
-
В списке Запускать выбираем значение Только при сохранении записи.
-
В списке Запускать для оставляем стандартное значение Всех записей - в этом случае процесс будет запущен и при создании, и при изменении записи.
-
Убеждаемся, что опция Многократный запуск НЕ отмечена и статус указан как Активен. При необходимости вводим описание процесса и указываем ответственного.
-
В разделе условий выполнения процесса нажимаем кнопку [Добавить условие].
-
В списке полей выбираем значение Дата изменения
-
В качестве оператора сравнения выбираем значение Меньше или равно, в поле Тип выбираем значение Дата.
-
В списке значений выбираем Сейчас и в дополнительных полях указываем: «-», «2» и «дней».
-
Ещё раз нажимаем кнопку [Добавить условие].
-
В списке полей нового условия выбираем значение Статус.
-
В качестве оператора сравнения оставляем значение Равно, в поле Тип выбираем Мультивыбор.
-
В списке значений выбираем элементы, соответствующие открытому обращению, в данном случае это Новое и Назначенное.
Созданное условие должно выглядеть следующим образом.
-
В разделе действий нажимаем кнопку [Добавить действие].
-
В списке действий выбираем Отправить E-mail.
-
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Напоминание пользователям об обращении».
-
Отмечаем необязательную опцию Отправлять индивидуально каждому указанному адресату - в этом случае каждый адресат будет видеть в списке получателей письма только свой электронный адрес.
-
Нажмите на кнопку и для поля Кому выберите значение Связанной записи, после чего в крайнем правом поле выберите значение Пользователи: Ответственный(ая).
-
Нажмите на кнопку ещё раз и для нового поля Кому выберите значение Выбрать пользователя, после чего в крайнем правом поле выберите необходимого дополнительного пользователя.
-
В списке шаблонов электронных писем выберите подходящий шаблон или создайте новый.
Созданное действие будет выглядеть следующим образом:
В данном примере показано пошаговое создание процесса, автоматически выполняющего следующие действия:
-
Назначение зарегистрированного через веб-форму Предварительного контакта наименее занятому пользователю, входящего в условную Группу «group1» (выбирается пользователь, у которого меньше всего записей в модуле Предварит. Контакты)
-
Назначение звонка пользователю с указанием времени звонка на сутки позже после создания Предварительного контакта
-
В модуле процессы выбираем действие Создать процесс
-
Присваиваем процессу подходящее название, например: «Назначение ответственного предварительному контакту + звонок».
-
В списке контролируемых модулей выбираем модуль Предварит. Контакты.
-
В списке Запускать выбираем значение Только при сохранении записи.
-
В списке Запускать для выбираем значение Создаваемых записей.
-
Убеждаемся, что опция Многократный запуск НЕ отмечена и статус указан как Активен. При необходимости вводим описание процесса и указываем ответственного.
-
-
В разделе условий выполнения процесса нажимаем кнопку [Добавить условие].
-
В списке полей выбираем значение Источник предв. контакта
-
В качестве оператора сравнения оставляем значение Равно, в поле Тип выбираем Значение.
-
В списке значений выбираем Веб-сайт.
Созданное условие должно выглядеть следующим образом:
-
В разделе действий нажимаем кнопку [Добавить действие].
-
В списке действий выбираем Изменить запись.
-
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Назначение ответственного наименее занятому предварительному контакту».
-
В списке Тип записи выбираем модуль Предварит. Контакты.
-
Нажимаем кнопку [Добавить поле].
-
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Ответственный(ая).
-
Появятся два дополнительных поля. В среднем поле выбираем Назначение наименее занятого.
-
В крайнем правом поле выбираем ВСЕ пользователи Группы.
-
В появившемся справа поле выбираем группу «group1».
-
Ещё раз нажимаем кнопку [Добавить действие].
-
В списке действий выбираем Создать запись.
-
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Назначение звонка».
-
В списке Тип записи выбираем модуль Звонки.
-
Отмечаем опцию Связать с записью в контролируемом модуле.
-
Нажимаем кнопку [Добавить поле].
-
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Дата звонка.
-
Появятся два дополнительных поля. В среднем поле выбираем Дата.
-
В крайнем правом поле выбираем Сегодня.
-
В появившихся дополнительных полях указываем следующие значения: «+», «1», и «дней».
-
Нажимаем кнопку [Добавить поле].
-
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Ответственный(ая).
-
Появятся два дополнительных поля. В среднем поле выбираем Поле.
-
В крайнем правом поле выбираем Ответственный(ая)» - при этом создаётся связь между назначенным ответственным Предварительного контакта и звонком.
Созданные действия будут выглядеть следующим образом:
